Aspects Juridiques – Indemnisations

Attirer, fidéliser, indemniser les bénévoles

 

Le bénévole : une ressource en tension

Selon une enquête de Recherches et solidarités sur la France bénévole, la proportion des français engagés au sein d’une association est de l’ordre de 22% soit 11 à 12 millions de bénévoles. La tension que ressentent les responsables associatifs au niveau du bénévolat est bien réelle. Pendant que le nombre de bénévoles évoluait de la même manière que la population française (environ 7% entre 2002 et 2010), le nombre d’associations a bondi quant à lui de plus de 20% au cours de la même période. Même si la ressource bénévole est présente, les associations doivent donc faire des efforts pour attirer l’attention  des candidats au bénévolat et les fidéliser. Une bonne image et une forte notoriété sont nécessaires.

Ecouter les besoins des bénévoles

Il n’y a pas qu’une seule forme de bénévolat. Sachez écouter les besoins des personnes qui pourraient s’engager dans votre association. Soyez souple pour pouvoir accueillir aussi bien un bénévole qui aura envie d’exercer une activité occupationnelle une fois par semaine, qu’une personne qui cherchera à s’investir dans un projet ponctuel et ciblé. Même si vous êtes à la recherche de bénévoles souhaitant prendre des responsabilités dans le bureau, sachez que cela viendra petit à petit en fonction de l’intérêt qu’ils éprouveront pour votre projet. D’où l’intérêt de les accueillir de manière suffisamment conviviale pour les amener à avoir envie de confirmer leur engagement.

N’oubliez pas aussi qu’il existe d’autres formes de bénévolat dit « de compétence » auxquelles vous pouvez aussi faire appel sur des missions techniques et ponctuelles.


Clarifiez les responsabilités des bénévoles

Selon la nature de la mission confiée au bénévole, il peut être nécessaire de lui déléguer certains pouvoirs. Il faudra dans ce cas lui signer un ordre de mission ou une délégation de pouvoir indiquant précisément ce qui est de sa compétence et ce qui ne l’est pas, notamment vis-à-vis des autres dirigeants (président, trésorier …) et des instances (bureau, conseil d’administration).
Vous devrez aussi vérifier auprès de votre assureur que le bénévole sera couvert correctement en fonction des missions spécifiques que vous lui aurez confiées. Attention à ne pas confondre la situation de bénévole et celle du salarié. Il faut absolument éviter toute ambiguïté dans les formulations et prendre garde à ce que l’indemnisation ne puisse en aucun cas être assimilée à un salaire.


Indemnisation et formation du bénévolat

Il est tout à fait possible d’indemniser vos bénévoles à la condition d’effectuer des remboursements de frais à l’euro – l’euro sur présentation de justificatifs dûment renseignés pour qu’il ne puisse y avoir doute sur la non lucrativité de l’opération.

La formation du bénévole constitue également un bon moyen pour lui permettre d’acquérir de nouvelles compétences qui seront utiles pour l’association mais aussi la personne elle-même. Le principal outil financier est le Fonds pour le développement de la vie associative. Vous pouvez aussi permettre au bénévole de valider les acquis de son expérience (VAE) ce qui peut lui être très utile dans sa vie professionnelle.

Enfin rappelons que les dirigeants peuvent recevoir une rémunération inférieure aux ¾ du smic sans que cela ne remette en cause la non lucrativité de l’association.

 

Remboursement des frais

Les modalités de remboursement des frais :

Si le bénévole ne peut en aucun cas s’enrichir financièrement dans le cadre de son activité, il ne doit pas non plus s’appauvrir. Aussi, l’association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :

  • réelles ;
  • justifiées ;
  • engagées pour les besoins de l’activité associative.

Il est donc vivement conseillé à l’association de demander au bénévole d’établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu’il communiquera à l’association avec les originaux de ses justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l’objet de la dépense, la date à laquelle elle a été engagée, etc.

Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés, car ce ne sont pas des revenus. L’association doit alors conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses pendant 4 ans.

À défaut de justificatif et dès lors qu’un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l’association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l’association, par une décision des instances élues (par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d’éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment :

 

  • Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement ?…) ?
  • Fixe-t-on un plafond (par exemple, pour une nuitée, 50 euros en province et 80 euros à Paris) ?
  • Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel ; remboursement des voyages sur la base d’un billet SNCF 2e classe…) ?
  • Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés uniquement aux étudiants et chômeurs) ?

Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques en raison de sa simplicité de mise en œuvre. Si l’association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l’Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires, surtout s’il apparaît que le montant fixé pour le forfait semble anormalement élevé.

Plus d’information sur les barèmes de remboursement des frais kilométriques : https://www.associatheque.fr/fr/guides/benevolat/fiscalite/remboursement-frais.html

Un bon remboursement, c’est donc un remboursement « au réel » effectué par l’association sur présentation des justificatifs des dépenses engagées par le bénévole dans l’exercice de sa mission et d’une note de frais établie par le bénévole.

La possibilité d’abandonner ses frais : un don ouvrant droit à une réduction fiscale

Plutôt que de demander le remboursement des frais qu’il a personnellement engagés, le bénévole peut décider d’abandonner ces frais à l’association : cet abandon de frais est alors considéré comme un don d’un particulier qui, si l’association est d’ »intérêt général », peut procurer un avantage fiscal au bénévole sous forme d’une réduction d’impôt.

Les frais engagés par les bénévoles doivent répondre à trois conditions pour ouvrir droit à la réduction d’impôt :

  • Ils doivent avoir été engagés strictement en vue de la réalisation de l’objet social d’une œuvre ou d’un organisme d’intérêt général au sens de l’article 200 du Code général des impôts (organismes d’intérêt général, etc.).
  • Ils doivent être dûment justifiés et constatés dans les comptes de l’association.
  • Le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.

La réduction d’impôt à laquelle le bénévole peut prétendre est limitée. Elle est égale à un certain pourcentage du montant déclaré des frais non remboursés. Ce pourcentage varie selon la structure à laquelle le non-remboursement profite. Il est de 75 % (dans la limite de 526 €, ce qui représente une réduction d’impôt maximale de 394 € pour l’imposition des revenus de 2014), si le non-remboursement profite à une ou plusieurs associations d’aide aux personnes en difficulté par la fourniture de repas, de logement ou de soins. Il est de 66 % dans la limite de 20 % du revenu imposable, dans les autres cas, étant précisés que les excédents (c’est-à-dire les sommes engagées au-delà de 20 % du revenu imposable) peuvent être reportés sur les 5 années suivantes.

 

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